Vorstandsassistenz (m/w/d)

Organisation mit Wirkung – weil Klarheit das Fundament jeder Entscheidung ist

Du willst nicht nur Termine koordinieren, sondern mitdenken, mitgestalten und mitentscheiden? Du hast Freude an Struktur, gehst Themen gerne bis zum Kern auf den Grund und bringst Projekte verlässlich ins Ziel – und das am liebsten in einem Umfeld, in dem Verlässlichkeit auf Dynamik trifft? Dann bist du bei uns genau richtig: Übernimm Verantwortung im Herzen unserer Organisation - direkt an der Seite des Vorstands.

Wir, die ZA AG, sind einer der führenden Finanzdienstleister für Zahnärztinnen und Zahnärzte in Deutschland. Mit unserem Leitgedanken „von Zahnärzten für Zahnärzte“ bieten wir umfassende Services rund um die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung – individuell, zuverlässig und nah am Kunden. Als BaFin-reguliertes Finanzdienstleistungsinstitut stehen für uns höchste Standards ebenso im Fokus wie persönlicher Einsatz, starke Beratung und echter Teamgeist.

In dieser Schlüsselrolle arbeitest du eng mit dem Vorstand zusammen, behältst operative und strategische Themen im Blick, koordinierst Schnittstellen, strukturierst Prozesse und bringst neue Themen mit Klarheit und Pragmatismus voran.

Wir suchen in Vollzeit, unbefristet, ab sofort eine engagierte Vorstandsassistenz (m/w/d).

• Organisation & Koordination: Du planst, strukturierst und priorisierst Terminen, Projekten und Aufgaben des Vorstands und behältst auch in bewegten Zeiten den Überblick
• Kommunikation: Du bist verantwortlich für ein souveräne Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern; professionelle Bearbeitung der Korrespondenz und der Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten
• Schnittstellenmanagement: Du verbindest Fachbereichen, Führungskräften und externen Partnern, auch im Rahmen sensibler Themen
• Strategische Unterstützung: Du wirkst an strategischen Projekten, übernimmst Sonderaufgaben und unterstützt bei ausgewählten Themen aus dem Bereich Governance und Compliance
• Themenverantwortung: Du tauchst in neue Themenfelder ein, erarbeitest Lösungen und setzt passende Maßnahmen eigenständig um.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle – idealerweise in einem regulierten Umfeld oder in der Finanzdienstleistungsbranche
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Hohe IT-Affinität, schnelle Auffassungsgabe und Interesse an regulatorischen Themen
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamgeist, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität

• Wertschätzung und Teamgeist: Eine kooperative und wertschätzende Zusammenarbeit in unserem familiären, mittelständischen Unternehmen ist für uns selbstverständlich
• Gesundheit geht vor: Wir bieten dir eine arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung sowie Firmenfitness über EGYM Wellpass
• Flexibilität und Freizeit: Genieße 6 Wochen Urlaub, Gleitzeit sowie die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• Genuss inklusive: Freue dich auf unsere Mini-Kantine und einen wöchentlichen Zuschuss von 10 € für deine Mahlzeiten
• Mobilität neu gedacht: Nutze unser JobRad Bike-Leasing und profitiere von einem monatlichen Fahrkostenzuschuss
• Für die Zukunft abgesichert: Wir unterstützen dich mit attraktiven Angeboten zur Altersvorsorge, inklusive einer 40 € Zuzahlung zu vermögenswirksamen Leistungen
• Sicherheit an erster Stelle: Unsere Unfallversicherung schützt dich sowohl beruflich als auch privat
• Lernen und wachsen: Mit deiner LinkedIn Learning Lizenz bleibst du immer up-to-date
• Attraktive Rabatte: Greife auf exklusive Angebote in unserem Corporate Benefits Rabattportal zu

Vertrauen: Wir glauben an die gute Absicht hinter dem Handeln unserer Kollegen. Offenheit, Ehrlichkeit und ein respektvoller Umgang auf Augenhöhe prägen unsere Zusammenarbeit.

Klarheit: Wir sprechen Dinge direkt an. Erwartungen, Ziele und Aufgaben sind bei uns klar formuliert. Feedback ist willkommen und Teil unserer Kultur.

Kundenzentrierung: Unsere Kunden stehen im Mittelpunkt. Wir hören zu, verstehen ihre Bedürfnisse und liefern Lösungen, zuverlässig, schnell und kompetent.

Gelebte Verantwortung: Wir übernehmen Verantwortung für unser Tun, unsere Versprechen und den gemeinsamen Erfolg. Nachhaltig, verbindlich, mit Blick fürs Ganze.

Integrität: Wir handeln nach unseren Werten – fair, ehrlich und verlässlich. Auch dann, wenn keiner hinsieht. Integrität ist für uns gelebter Alltag.