Sachbearbeiter (m/w/d) Koordinierungsstelle Ortsbezirke

• Entgeltgruppe 9c TVöD / Besoldungsgruppe A10 LBesG
• unbefristet
• mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von z.Zt. 39 bzw. 40 Stunden zu besetzen.

Die Abteilung 1.01 - Kommunalverfassung, Sitzungsdienst und Wahlen ist eine Abteilung mit vielfältigen Aufgaben. Unser Sitzungsdienst erfasst derzeit den Stadtrat, den Haupt- und Finanzausschuss, den Innenstadtausschuss und den Ausschuss für kommunale Sicherheit und Bevölkerungsschutz sowie die Betreuung der Ortsbezirke. Alle weiteren Gremien sind dezentral organisiert. Wir arbeiten mit der Sitzungsdienstsoftware more!rubin und fertigen Ergebnisprotokolle an. Die Abteilung ist eine Verbindung zwischen Verwaltung und Politik und kümmert sich um vielfältige Anliegen rund um die Sitzungen und Wahlen. Die nächste Wahl ist voraussichtlich die Landtagswahl 2026.

Neuausrichtung der Zusammenarbeit zwischen Stadt- und Ortsverwaltungen

• Stategische Führung der Ortsbezirke und zentrale Ansprechpartne*in für die Ortsbezirke (Prozesse, Standards einführen)
• Koordination von Anliegen aus den Ortsverwaltungen zwischen verschiedenen Abteilungen und / oder Bereichen der Stadtverwaltung als Querschnittsstelle zwischen Stadt- und Ortsverwaltungen

Beratung und fachliche Unterstützung der Ortsverwaltungen

• Beratung in allen rechtlichen und organisatorischen Fragen
• Beratung in allen Fragen der Gemeindeordnung
• Abschließende Bearbeitung von Einwohnerfragen, Anträgen und Anfragen in enger Zusammenarbeit mit den Ortsverwaltungen

Personal

• Führen der Kranken - und Urlaubsliste der Assistenzen der Ortsvorsteher*innen, Koordination des Urlaubs und der Urlaubsvertretung
• Koordination der Springerkraft inkl. Absprachen mit der Abteilungsleitung Poststelle
• Koordination des gesamten Ausschreibungs- und Bewerberprozesses für die Assistenzen in enger Zusammenarbeit mit der Abteilung Personal und Organisation; Entscheidungsfindung gemeinsam mit den Ortsvorstehe*innen
• Erarbeiten eines Konzepts zum Onboarding der Ortsvorsteher*innen und Ihrer Assistenzen

Unterstützung der konkreten Arbeit vor Ort

• Organisation und Schriftführung der Dienstbesprechung der Ortsbürgermeister mit dem Oberbürgermeister (Vor- und Nachbereitung, Themensammlung, Schriftführung)
• zielgruppengerechte Schulungen zu relevanten Themen für die Ortsvorsteher, Ortsbeiräte und Assistenzen konzeptionieren, organisieren und durchführen
• Erstellung von unterstützenden Arbeitsmaterialen für die Ortsverwaltungen (Leitfäden, Checklisten zu den vor Ort relevanten Theman)
• Anlaufstelle für die Ortsverwaltungen in allen Fragen rund um die GEMA inkl. Unterstützung bei der Meldung von Veranstaltungen; Erstellen eines Leitfadens zur Meldung von GEMA-pflichtigen Veranstaltungen, Betreuung des Rahmenvertrags

Finanzen

• Verwaltung und Prüfung der Spendenkonten und Repräsentationsmittel der Ortsverwaltungen
• Abrechnung von Aufwandsentschädigungen im Rahmen der Ausübung kommunaler Ehrenämter

Weiterentwicklung und Qualitätssicherung

• Implementierung der digitalen Gremienarbeit in den Ortverwaltungen & insbesondere für die Assistenzen (Einführung von more!rubin, Organisation von Schulungen, Erstellung und Einführung von Leitfäden für die digitale Gremienarbeit)
• Fortlaufende Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit der Stadtverwaltung mit den Ortsverwaltungen
• Bearbeitung von Themen in den Ortsverwaltungen als Unterstützung (bspw. im Hinblick auf die Möglichkeiten der Realisierung von Anfragen oder Wünschen aus dem Ortsbeirat und/oder der Bevölkerung

Fachkompetenzen/Qualifikationen:

Soft Skills:

Ihre Voraussetzungen:

• erfolgreich abgeschlossenes Studium für die Laufbahn des dritten Einstiegsamtes in der Fachrichtung Public Administration/Verwaltung und Finanzen oder
• erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Personal- und Organisation oder
• erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium in ähnlicher Fachrichtung oder
• erfolgreich abgeschlossene Angestelltenprüfung II

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis bzw. die Übernahme ins Beamtenverhältnis
• eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in Worms
• verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• betriebliche Sozialberatung
• attraktive Weiterbildungsangebote
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen für Beschäftigte
• Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
• arbeitgebergefördertes Deutschlandticket, sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung
• Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung