Initiative Media ist seit 35 Jahren mit Leidenschaft im Agenturmarkt unter den Top 10 Mediaagenturen aktiv und steht für digitale Transformation sowie exzellente Beratungskompetenz. Fokus des engagierten, erfahrenen Teams sind die Partnerschaften, die von einem hohen Maß an Loyalität und herausragender Kundenzufriedenheit geprägt sind. Ganzheitliche Innovationslösungen auf Basis kulturdatengetriebener Strategien sind Kern des Mehrwert-schaffenden Handelns. Und dies nicht nur in Deutschland – sondern weltweit mit derzeit 90 Büros in 85 Ländern und einem Netzwerk, das sechs Kontinente überspannt.
Initiative ist eine der erfolgreichsten Mediaagenturen Deutschlands und wir wachsen weiter.
Daher suchen wir für unseren Standort Hamburg ab sofort für 20 Wochenstunden eine
Teamassistenz (all gender)
Was erwartet dich?
- Du planst, koordinierst und buchst nationale und internationale Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Mietwagen und Transfers.
- Dabei erstellst du detaillierte Reisepläne und -unterlagen und stehst sowohl mit internen als auch externen Ansprechpartner:innen in engem Austausch zu allen Reisedetails.
- Darüber hinaus prüfst und erfasst du Reisekostenabrechnungen gemäß den Unternehmensrichtlinien, verfolgst Belege nach und überträgst die Daten in die entsprechenden Systeme.
- In der vorbereitenden Buchhaltung legst du Kreditoren an, erstellst und pflegst Bestellungen und stimmst dich mit der Buchhaltung zu offenen Posten und Eingangsrechnungen ab.
- Außerdem verwaltest du die Firmenkreditkarten und sorgst so für einen reibungslosen Zahlungsfluss.
- Für Kundenmeetings übernimmst du die Terminabstimmung, organisierst Besprechungsräume und kümmerst dich um Unterlagen, Präsentationen, Bewirtung sowie die technische Ausstattung.
- Zusätzlich unterstützt du die Management Assistenz bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, pflegst Datenbanken, Listen und Dokumentenablagen und führst Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
Was solltest du mitbringen?
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Idealerweise bringst du Erfahrung in der Assistenz mit, insbesondere im Bereich Reiseorganisation und -abrechnung.
- Mit MS Office und gängigen Buchungstools bzw. Reiseportalen gehst du sicher um; Kenntnisse in SAP sind von Vorteil.
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Organisationstalent, Serviceorientierung und eine hohe Genauigkeit zeichnen dich ebenso aus wie Diskretion, Loyalität und Teamfähigkeit.
Was bieten wir dir?
Wir legen besonderen Wert auf eine positive Unternehmenskultur, die von Wertschätzung, Anerkennung von Leistung sowie Transparenz geprägt ist. Wir glauben an das Potenzial jeder:s Einzelnen und wollen ein Umfeld schaffen, in dem Menschen sich frei entfalten können. Dies gewährleisten wir nicht nur durch individuelle Entwicklungsmöglichkeiten, sondern auch durch ein Arbeitsumfeld, das es unseren Mitarbeitenden ermöglicht, Privatleben und Beruf optimal miteinander zu verbinden. Im Rahmen unseres Arbeitsmodells “Nju:work” bieten wir ihnen daher größtmögliche zeitliche und örtliche Flexibilität sowie viele weitere Benefits:
- Wertschätzung für dich mit all deinen Facetten
- Flache Hierarchien sowie kurze Entscheidungswege
- Min. 30 Tage Jahresurlaub
- Flexibles Arbeiten inkl. Möglichkeit für Workation
- Freizeitausgleichskonto
- Mental Health & Well Being Angebote
- Corporate Benefits
- Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten inkl. umfangreichem E-Learning Katalog & Sprach-Lernplattform
- Fahrgeldzuschuss
- Essenszulage
- Vermögenswirksame Leistungen
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betreuungszuschuss für nicht schulpflichtigen Kinder
- Modern ausgestattete Büros in zentraler Lage in Hamburg sowie in Düsseldorf
- Umfangreiche technische Ausstattung für Remote-Work (Laptop, Maus, Tastatur, Monitor, Headset)
- Der obligatorische Obstkorb
- u.v.m.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung und die Möglichkeit, dir einen persönlichen Einblick in unsere Welt zu geben. Dein Ansprechpartner ist Nils.
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