Die Stelle auf einen Blick
Deine Aufgaben
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die unser Team im Fachdienst Stadtgrünpflege und Friedhöfe administrativ, organisatorisch und kommunikativ unterstützt. Von der Koordination der Bürgeranfragen über die Zuarbeit bei Vergabeverfahren bis hin zur Mitwirkung an internen Abläufen und Besprechungen. Wenn du gerne den Überblick behältst und Freude an vielseitigen Aufgaben hast, freuen wir uns auf deine Bewerbung!
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Koordination und Steuerung der Bürgerkommunikation
- Entgegennahme, Dokumentation und Bearbeitung von Anfragen, Wünschen und Kritiken
- Souveräne, freundliche und lösungsorientierte Beantwortung von Anliegen
- Bei Bedarf: Weiterleitung komplexer oder sensibler Anliegen an zuständige Stellen im Haus
- Nachverfolgung und Dokumentation der Kommunikation
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Arbeitsmedizin und -sicherheit
- Koordinierung und Überwachung des Ablaufplans (Pflicht-, freiwillige Untersuchungen, Impfmaßnahmen)
- Meldung von Ersthelfer/innen und Sicherheitsbeauftragten
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Personalangelegenheiten
- Bearbeitung sämtlicher Angelegenheiten nach dem Urlaubsrecht
- Führung der Personalliste, Urlaubskartei und Zeiterfassung
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Organisation und Begleitung von Dienstbesprechungen
- Terminverwaltung
- Vor- und Nachbereitung des Arbeitsumfeldes
- Protokollführung
- Erstellung von Präsentationen und Vorlagen
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Allgemeine Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben, zum Beispiel
- Fristenüberwachung, Wiedervorlage und Aktenführung
- Organisation von Materialbestellungen, Arbeitsmitteln und Bürobedarf
- Mitwirkung an einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts im Fachdienst
Unterstützung bei Vergabeverfahren, insbesondere
- Erstellung von Preisspiegeln und Angebotsauswertungen
- Vorbereitungen von Vergabevorschlägen
- Bieterkommunikation
Dein Profil
Formale Voraussetzungen
- Befähigung für die Laufbahngruppe 1/zweites Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste,
- Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter oder
- Abschluss der Verwaltungsprüfung I
Fachliche /// Persönliche /// Soziale Kompetenzen
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Erfahrung im Umgang mit Bürgeranfragen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse in der Aktenführung, Dokumentation und Fristenverwaltung
- Gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
- Sicheres und freundliches Auftreten
- Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
- Eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion und Sorgfalt
Unser Angebot
- eine qualifizierte Einarbeitung
- abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- sichere Bezahlung und krisenfester Arbeitsplatz
- Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
- sechs Wochen Urlaub im Jahr
- Betreuung für Kinder von Mitarbeiter/innen bis drei Jahre bei unseren Stadtzwergen
- Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge
- leistungsorientierte Bezahlung
- persönliche und fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Firmenfitness in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Hansefit
- Corporate Benefits - Finanzielle Vorteile durch Rabatte für Mitarbeitende
- Zuschuss zum Deutschland- oder Jobticket
- Rad-Leasing
Wir haben noch mehr zu bieten!
Hast du Fragen?
Noch nicht überzeugt? Dann zögere nicht und ruf gerne bei Jorit May an, Leiter des Fachdienstes Stadtgrünpflege und Friedhöfe, Telefon 0441 235-2229, und lass dir die Stelle näher erläutern.
Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Silke Bruns, Fachdienst Personal und Organisation, Telefon 0441 235-3082.
Wir verstehen Diversität als Bereicherung und haben uns mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt ausdrücklich dazu bekannt. Wir leben eine offene und tolerante Unternehmenskultur, in der alle Beschäftigten die gleiche Wertschätzung und Förderung erfahren und wünschen uns Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dazu beitragen.
