Live-Entertainment ist unsere Leidenschaft: Spektralwerk ist mit Konzepten und Personal bundesweit auf den beliebtesten Festivals und Events vertreten. Mit Beratung, Entwicklung und Konzeption ist Spektralwerk der optimale Dienstleister für Kunden der Eventbranche, um jede Veranstaltung zu einem einzigartigen Erlebnis zu gestalten.
Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in stressigen Momenten den Überblick und liebst es, Teil spannender Projekte zu sein? Dann bist Du bei uns genau richtig!
Deine Aufgaben
Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt Du uns am Standort Traben-Trarbach bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und sorgst mit Deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass alles reibungslos läuft.
Deine konkreten Aufgaben sind u. a.:
- Event- und Meeting-Management: Du unterstützt die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft und bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Projekten. Dabei übernimmst Du organisatorische und administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Protokollführung und die Koordination von Abläufen.
- Vor- und Nachbereitung von Unterlagen: Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Unterlagen vollständig und korrekt aufbereitet sind.
- Vorbereitung vertraglicher Unterlagen: Du erstellst und prüfst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und andere relevante Dokumente, die für die Veranstaltungen erforderlich sind.
- Kontakt zu Mitarbeitenden: Du stehst unseren Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite und bist eine verlässliche Ansprechperson und kümmerst dich um die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Dienstleistern und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden.
- Arbeiten mit internen Tools: Du nutzt und pflegst unsere internen Systeme, um Prozesse reibungslos abzuwickeln.
- Unterstützung der Personalbetreuung: Du unterstützt das Team vor, während und nach den Veranstaltungen – sei es durch Organisation, Koordination oder direkte Betreuung der Mitarbeitenden.
- Hohe Reisebereitschaft: Du bist bereit, mit uns zu spannenden Festivals wie Parookaville, Nature One und anderen Veranstaltungen zu reisen.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss
- Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
- Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
- Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für dich selbstverständlich
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen
- Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein
- Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events
- Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken
- Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen
- Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt
- Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen
- Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien
- Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot
- Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits
Hast Du Lust, mit uns durchzustarten?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst.
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Marlen Jentsch | Personalreferentin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | [email protected]
Spektralwerk ist ein Unternehmen der Bodensteiner Gruppe, weitere interessante Stellenangebote findest Du hier.
