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- Stellenanzeige Kaufmann/-frau für Empfang und Büromanagement (m/w/d)
Deine Aufgaben:
- Persönlicher und telefonischer Kontakt am Empfang des Unternehmens
- Kalenderpflege und Betreuung der allgemeinen Firmen-Email-accounts z.B. info-Email-account
- Postbetreuung: Verteilung der Eingangspost, Organisation der Ausgangspost
- Empfang, Betreuung und Bewirtung der nationalen/internationalen Besucher
- Verwaltung der Besprechungsräume
- Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Bearbeitung und Zusammenstellung der Reisekostenabrechnung für die Buchhaltung
- Bearbeitung der Verpflegungsmehraufwänden
- Unterstützung in der Planung und Buchung von Geschäftsreisen
- Unterstützung Personalwesen
- Jahresmeldungen nach Vorgaben
- Verwalten von An- und Abwesenheitsdaten im Zeiterfassungssystem
- Allgemeiner Schriftverkehr intern und extern (Deutsch, Englisch)
- Aufbereiten und Bereitstellen von Unterlagen gemäß Vorgaben
- Recherchen/Auswertungen/Statistiken zu Verwaltungsvorgängen
- Selbstständige Durchführung von administrativen Vorgängen
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch & Englisch)
- sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
- Organisationsgeschick, hohe Flexibilität und Leistungsbereitschaft
- Souveränes Verhalten, auch in stressigen Situationen
- Professionelle Umgangsformen, sympathisches, freundliches und gepflegtes Auftreten
Kaufmann/-frau für Empfang und Büromanagement (m/w/d)
Wir suchen Unterstützung für unser Team in Bayreuth
Stell dir sich vor, du bist die erste freundliche Stimme und das Lächeln, das unsere internationalen Gäste bei DESKO in Bayreuth willkommen heißt. Als Teil unseres Empfangsteams trägst du dazu bei, dass Besucher, Partner und KollegInnen sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen. Bei uns erwartet dich nicht nur ein modernes, technologieorientiertes Arbeitsumfeld, sondern auch ein herzliches Team, das Zusammenhalt und Wertschätzung lebt. Bei DESKO erlebst du die Dynamik eines weltweit erfolgreichen Unternehmens – und gestaltest gleichzeitig aktiv den positiven ersten Eindruck für alle, die unser Haus betreten.
Wir bei DESKO versuchen jeden Tag, die Welt ein bisschen sicherer zu machen. Wie wir das machen? Ganz einfach. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass wichtige Sicherheitsstandards eingehalten werden können. Sei es in der Finanzwelt, am Flughafen, an der Grenze oder bei Zutrittskontrollen zu Sicherheitsbereichen: Unsere Hardware- und Software-Lösungen unterstützen weltweit Menschen bei der Überprüfung von Ausweisdokumenten. Wir entwickeln und produzieren Spezial-Scanner und Software für die Echtheitsprüfung von Reisepässen, Personalausweisen. Führerscheinen, Visa usw.
Um auch in Zukunft unsere Kunden zuverlässig zu unterstützen, erweitern wir unser internationales Team. Alle Menschen, die bei uns arbeiten, stehen voll und ganz hinter ihrem Beruf, haben Spaß daran, im Team zu arbeiten und stellen sich gemeinsam neuen Herausforderungen, die die Märkte uns bieten.
Du willst dabei sein? Dann komm in unser Team als:
Kaufmann/-frau für Empfang und Büromanagement (m/w/d)
Deine Aufgaben:
- Persönlicher und telefonischer Kontakt am Empfang des Unternehmens
- Kalenderpflege und Betreuung der allgemeinen Firmen-Email-accounts z.B. info-Email-account
- Postbetreuung: Verteilung der Eingangspost, Organisation der Ausgangspost
- Empfang, Betreuung und Bewirtung der nationalen/internationalen Besucher
- Verwaltung der Besprechungsräume
- Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Bearbeitung und Zusammenstellung der Reisekostenabrechnung für die Buchhaltung
- Bearbeitung der Verpflegungsmehraufwänden
- Unterstützung in der Planung und Buchung von Geschäftsreisen
- Unterstützung Personalwesen
- Jahresmeldungen nach Vorgaben
- Verwalten von An- und Abwesenheitsdaten im Zeiterfassungssystem
- Allgemeiner Schriftverkehr intern und extern (Deutsch, Englisch)
- Aufbereiten und Bereitstellen von Unterlagen gemäß Vorgaben
- Recherchen/Auswertungen/Statistiken zu Verwaltungsvorgängen
- Selbstständige Durchführung von administrativen Vorgängen
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch & Englisch)
- Sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
- Organisationsgeschick, hohe Flexibilität und Leistungsbereitschaft
- Souveränes Verhalten, auch in stressigen Situationen
- Professionelle Umgangsformen, sympathisches, freundliches und gepflegtes Auftreten
Das sagen die Menschen, die bei uns arbeiten
"Gemeinsam erreichen wir mehr. Der Zusammenhalt im Team ist wichtig, nicht nur im Büro, sondern auch beim Teamausflug."
Anja Trotz, Team Lead Accounting
Was dich außerdem bei uns erwartet:
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Unbefristete Arbeitsverträge sind bei uns eine Selbstverständlichkeit. Denn wir glauben an den Erfolg des Unternehmens durch langjährige Betriebszugehörigkeit.
Vollzeit oder Teilzeit? Lass uns gemeinsam die beste Lösung finden.
Modernes Bürogebäude ...
... mit automatischer Lüftungsanlage und Filtern nach neuestem Standard bieten täglich bestmöglichen Komfort und eine angenehme Arbeitsumgebung. Besprechungsecken in den Büros bieten Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten.
Ergonomischer Arbeitsplatz
Zu langes Sitzen schadet der Gesundheit, deswegen sind alle Arbeitsplätze bei uns mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch ausgestattet.
Kalt- und Heißgetränke frei
Du liebst Tee oder kannst nur mit 8 Tassen Kaffee am Tag leben? Bei uns bekommst Du es und zwar so viel Du willst. Zur Erfrischung stehen auch verschiedene Kaltgetränke, z.B. Wasser, Cola oder Saftschorle, bereit.
Parkplatz auf dem Firmengelände
Egal ob PKW, Motorrad, Roller, Fahrrad, E-Bike oder City-Roller, wir bieten für jedes Fahrzeug einen entsprechenden Stellplatz.
Du benötigst weitere Informationen über DESKO, zusätzliche Benefits und Antworten auf wichtige Fragen zum Arbeiten bei uns?
FAQ
- Wie wichtig ist ein Empfang für ein Unternehmen?
Die Person am Empfang ist oft die erste Anlaufstelle in einem Unternehmen – sowohl für BesucherInnen als auch für Anrufe. Sie repräsentiert damit nicht nur das Unternehmen nach außen, sondern trägt auch maßgeblich zur Organisation im Front Office bei.
- Englisch? Ja – Nein – ein bisschen?
Englisch ist in einem internationalen Unternehmen von zentraler Bedeutung – bei uns sogar Grundvoraussetzung, auch außerhalb des Managements.
- Warum soll ich ins Team kommen?
Das ist eine sehr gute und wichtige Frage – sie zeigt, dass du dir bewusst machen willst, ob dieses Team wirklich zu dir passt.
Zusammenhalt & Unterstützung: du bist nicht allein, sondern hast KollegInnen, die dich unterstützen.
Motivation: ein positives Teamklima macht die Arbeit oft leichter und angenehmer.
Wissenstransfer: du lernst von anderen und kannst gleichzeitig deine Stärken einbringen.
Haben wir Dein Interesse geweckt?
Dann senden Deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Deiner Gehaltsvorstellungen an:
DESKO GmbH
Frau Malgorzata Zahn
Gottlieb-Keim-Straße 56
95448 Bayreuth
oder per E-Mail an: [email protected]
