Coordination Assistant in General Exams Team (alle Geschlechter)
Department: B2B Health
Employment Type: Full Time
Location: Remote - Germany
Reporting To: Eduardo Gutierrez
Description
Über LingodaVor 12 Jahren gegründet, stellt sich Lingoda einer der drängendsten globalen Herausforderungen unserer Zeit: dem Bedarf wachsender Wirtschaften und alternder Bevölkerungen mit der Mobilität globaler Talente zu begegnen. Angetrieben von unserer Mission – „Menschen weltweit mit Sprachkenntnissen, kulturellem Verständnis und technischem Know-how auszustatten, damit Integration und Erfolg möglich werden“ – hat sich Lingoda als Vorreiter im Bildungsbereich etabliert.Was wir tunLingodas effektives Lernmodell basiert auf Kleingruppenunterricht – mit über 800.000 Kursen pro Jahr, geleitet von 2.400 qualifizierten Lehrkräften. Unsere eigens entwickelte Curriculum-Plattform hilft Lernenden dabei, ihre Ziele zu erreichen – sei es für den beruflichen Aufstieg oder die erfolgreiche Integration in einem neuen Land.
Wen wir unterstützenLingoda ist ein schnell wachsendes und ambitioniertes Unternehmen, das sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich tätig ist: Während unser B2B-Geschäft in Deutschland besonders auf den Gesundheitssektor fokussiert ist – mit dem klaren Ziel, in weitere Branchen und Länder zu expandieren – erreichen wir im B2C-Bereich Lernende weltweit. Unsere Studierende lernen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch – ganz egal, wo auf der Welt sie sich befinden.
Eine Sprache mit Lingoda zu lernen, ist eine bereichernde Erfahrung – möglich gemacht durch uns Lingodies, die unsere Lernenden auf jedem Schritt ihrer Reise begleiten. Wir leben das Lernen mit ihnen gemeinsam, um eine Welt der Verbindung und Möglichkeiten zu schaffen.
Warum du bei uns einsteigen solltestEin Einstieg bei Lingoda bedeutet, Teil eines Teams zu werden, das gemeinsam besser wird. Wir leben eine inklusive Kultur, in der Mut, Neugier und persönliches Wachstum gefördert werden. Erkenntnisse setzen wir in Taten um – und jede*r Einzelne trägt dazu bei, positive Veränderungen zu bewirken.
Werde Teil unserer Mission, Leben durch Bildung zu verändern.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Coordination Assistant in General Exams Team (alle Geschlechter) mit Sitz in Berlin oder im Homeoffice.
Deine Mission bei uns:
Du bist für die strukturierte Durchführung der Prüfungsplanung, die Terminierung und die Verfolgung der Prüfungsvorbereitungen der Studierenden verantwortlich. Zudem spielst du eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung von Prüfungsanmeldungen, der Überwachung der Einhaltung institutioneller Anforderungen und der Unterstützung von Studierenden während des Prüfungsprozesses.
Um in dieser Funktion erfolgreich zu sein, sind ein ausgeprägtes Organisationstalent, die Fähigkeit zur Verwaltung komplexer Planungsabläufe und eine klare Kommunikation mit Studierenden, Institutionen und Behörden erforderlich.
Deine Aufgaben:
- Abwicklung der Prüfungsplanung über mehrere Prüfungstypen und -zentren hinweg in ganz Deutschland mit Schwerpunkt auf logistischer Effizienz
- Verwaltung der Zuweisung von Studierenden an Prüfungszentren, Gewährleistung einer reibungslosen Terminplanung und operativen Durchführung
- Überwachung der Umplanung und der Behandlung von Ausnahmen innerhalb standardisierter Richtlinien, um eine minimale Unterbrechung der Prüfungsabläufe zu gewährleisten
- Überwachung der Bereitschaft der Lernenden mithilfe von Instrumenten zur Fortschrittsverfolgung, Durchführung gezielter Interventionen für diejenigen, die Unterstützung benötigen
- Bearbeitung und Lösung von Anfragen per E-Mail, Telefon und Chat, Beratung von Studierenden, Gesundheitseinrichtungen und anderen externen Interessengruppen im Rahmen der festgelegten Richtlinien
- Zusammenarbeit mit externen Partnern (z. B. Schulen, Prüfungszentren, Behörden) zur Bewältigung betrieblicher Herausforderungen
- Verwaltung und Koordinierung der Registrierungsverfahren, Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe, Ermittlung von Ineffizienzen und Verbesserungsvorschläge innerhalb der festgelegten Leitlinien
- Sicherstellung der Datengenauigkeit und -einhaltung bei der Eingabe und Verwaltung von Informationen im System
- Erstellung von Berichten für den internen und externen Gebrauch
Das bringst du mit:
- 2+ Jahre nachgewiesene Erfahrung in den Bereichen Prüfungskoordinierung, Terminplanung oder Verwaltung, vorzugsweise in einem Bildungs- oder Ausbildungsumfeld
- fließende Deutschkenntnisse (C1/C2-Niveau oder gleichwertig) und gute Englischkenntnisse (B2+)
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen und Fristen einzuhalten
- Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, um effektiv mit Studierenden, Stakeholdern und externen Partnern zu interagieren
- Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit, um die Einhaltung der Registrierungsverfahren und Dateneingabeanforderungen zu gewährleisten
- Fähigkeit, innerhalb festgelegter Leitlinien selbständig zu arbeiten und im Rahmen des Aufgabenbereichs proaktive Entscheidungen zu treffen
- Vertrautheit mit CRM- oder Ticketing-Systemen (z. B. Dixa, Zendesk) zur effizienten Bearbeitung von Anfragen von Studierenden und Stakeholdern
- Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Studierenden oder verschiedenen Lerngruppen und Verständnis für deren besondere Bedürfnisse
- Erfahrung mit der Optimierung von Prozessen oder der Verbesserung von Abläufen, mit Erfahrung im Erkennen von Ineffizienzen und Vorschlägen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen
- Erfahrung im Bildungs-, Gesundheits- oder Regulierungsumfeld, insbesondere in der Koordination von Prüfungen oder Assessments mit Compliance-Anforderungen
Das erwartet dich bei Lingoda:
- Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!
- Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!
- Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen
- Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!
- Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins
- Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen
- Programme für psychische Gesundheit
- Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
- 30 Urlaubstage im Jahr
- Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
- Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)
- Flexible Arbeitszeiten
Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Deine Ansprechpartnerin für die Position ist Elif.
Lingoda fördert Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz. Wir streben nach Chancengleichheit und Maßnahmen der Affirmative Action und wir bemühen uns, eine Belegschaft zu schaffen, die die Vielfalt unserer Nutzende widerspiegelt. Unser Engagement stellt sicher, dass jede Bewerbende auf der Grundlage der eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen beurteilt wird, unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion.
Wir bitten dich, dich direkt über den in der Stellenbeschreibung angegebenen Link oder direkt auf unserer Website zu bewerben. Aufgrund der DSGVO-Bestimmungen werden anderweitig eingesandte Bewerbungen nicht berücksichtigt.
Bitte beachte, dass bei einem Wohnsitz außerhalb Deutschlands nur ein Freelance Vertrag (freiberufliche Basis) angeboten werden kann. Alle unsere Verträge, ob freiberuflich oder regulärer deutscher Arbeitsvertrag, beginnen mit einer Laufzeit von 2 Jahren.
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