Deine Aufgaben

• Unterstützung des Kalkulationsteams bei administrativen Aufgaben

• Planung und Organisation von Terminen, Meetings und Besprechungen inkl. Protokollierung und Korrespondenz

• Koordination und Kommunikation mit internen sowie externen Partner:innen

• Datenbankpflege sowie Fristenüberwachung

• Erstellung, Versand und Nachverfolgung von Preisanfragen

• Vorbereitung von Abgabeunterlagen sowie Verfolgung der Angebotsabgaben

• Recherche und Aufbereitung von Informationen und Daten

• Systempflege und Ablage

• Erstellung von Vergabeeinheiten und Preisspiegeln in der Software RIB ITWO Baseline

• Kontaktpflege mit Lieferanten und Nachunternehmern im Rahmen der Angebotsvorbereitung und -verfolgung

• Mitarbeit bei der Optimierung interner Prozesse und Vorlagen im Bereich Kalkulation

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung – vorzugsweise im kaufmännischen Bereich oder im Büromanagement

• Mehrjährige Berufserfahrung in kaufmännischen Assistenzfunktionen – idealerweise in der Baubranche – wünschenswert

• Strukturierte Arbeitsweise

• Organisationsgeschick, Sorgfalt und Zuverlässigkeit

• Freude am Kontakt mit Kolleg:innen und Kund:innen

• Teamfähigkeit und Eigeninitiative

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook

• Erfahrung mit der Projektmanagement- und Kollaborationsplattform „Planfred“ von Vorteil

• Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau, Englischkenntnisse von Vorteil