Assistenz der Geschäftsführung (Mensch) (Remote/Köln)

ÜBER UNS

Die neowake GmbH ist ein Pionierunternehmen im Bereich Frequenztechnologie, das sich der Gesundheitsoptimierung und dem mentalen Wohlbefinden seiner Kunden widmet.

Unsere Vision:
„Durch bahnbrechende Frequenztechnologien verhelfen wir Menschen zu einer besseren Lebensqualität.
Mit unserem Pioniergeist setzen wir neue Standards und begeistern die Welt mit unseren innovativen Produkten.“

Unsere Lösungen ermöglichen Veränderung auf Knopfdruck – einfach nutzbar, effektiv und bequem von Zuhause aus.

Deine Mission

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die rechte Hand unserer Geschäftsführung und des Management-Teams. Du sorgst dafür, dass bei neowake® im Tagesgeschäft alles rundläuft – von der Koordination laufender Projekte über die Kommunikation mit Partnern bis hin zur operativen Unterstützung im Backoffice.

Deine Rolle ist essenziell: Du hältst unseren kreativen Köpfen den Rücken frei und stellst sicher, dass Organisation, Kommunikation und Abläufe stimmen.

Zur Aufgabe

• Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bei Sonderprojekten
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben im Projektmanagement (ClickUp)
• Kommunikation mit Dienstleistern, Partnern und internen Schnittstellen
• Allgemeine Assistenz- und Backoffice-Aufgaben (z. B. Reisekoordination, Dokumentenpflege, Terminmanagement)
• Übernahme kleiner administrativer Aufgaben in Tools wie Slack, Google Drive, CRM etc.

Was du tun wirst

Muss-Kenntnisse

• Selbstständiges Arbeiten im Remote-Umfeld – du beherrschst die Arbeit mit digitalen Tools wie ClickUp, Slack, Google Workspace o. ä.
• Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit – du kannst professionell und freundlich kommunizieren, intern wie extern
• Organisationstalent und Übersicht – du verlierst auch in hektischen Momenten nicht den roten Faden

Nice-to-have

• Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder eines Management-Teams
• Kenntnisse in CRM-Systemen und Projektmanagement-Tools
• Erfahrung im digitalen, wachstumsorientierten Unternehmensumfeld

Was du mitbringen solltest

• Freundliches, professionelles Auftreten – im Umgang mit Menschen, Tools und Aufgaben
• Ausgeprägte Selbstorganisation und Eigenverantwortung
• Integrität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion – besonders bei der Arbeit mit sensiblen Informationen
• Proaktives Mitdenken und eine strukturierte Arbeitsweise
• Spaß daran, Ordnung zu schaffen und Abläufe reibungslos zu gestalten

Was für uns nicht infrage kommt

• Geringe Selbstorganisation im Remote-Umfeld
  Wer nur unter ständiger Anleitung arbeiten kann, wird sich bei uns schwer tun
• Schwache Kommunikationsfähigkeiten
  Unsicherer Umgang mit Sprache, fehlende Professionalität in der Kommunikation oder zu geringe Sorgfalt bei Abstimmungen
• Abneigung gegen strukturierte und administrative Aufgaben
  Wer sich schnell langweilt, wenn es um Details, Prozesse oder Nachverfolgung geht, ist bei uns nicht richtig
• Mangelnde Verlässlichkeit
  Wenn Aufgaben vergessen oder nicht sauber abgeschlossen werden, führt das bei uns zu Reibungsverlusten
• Kein Interesse an digitalen Tools
  Wer sich nicht mit Tools wie Slack, ClickUp, Google Drive etc. auskennt oder keine Lust hat, diese zu lernen

WAS ERWARTET DICH BEI NEOWAKE®?

• Impact: Du unterstützt ein Unternehmen, das Menschen in ihrer persönlichen Entwicklung unterstützt – und das mit messbarem Erfolg
• Bedeutung: Deine Rolle ist zentral – du hältst die Abläufe zusammen und ermöglichst unserem Führungsteam Höchstleistung
• Erfolg: Du wirst Teil eines dynamischen, schnell wachsenden Unternehmens in einem Zukunftsmarkt
• Wachstum: Wir geben dir Verantwortung, Freiraum und echte Entwicklungsmöglichkeiten
• Gemeinschaft: Du arbeitest mit Menschen, die für ihre Vision brennen – und das in einem positiven, digitalen Arbeitsumfeld
• Remote Arbeit: Du arbeitest remote, solltest aber in der Nähe von Köln leben