Unsere Arbeit bewegt viel!
Für unsere Teams Instandhaltung und Service-Teams im Geschäftsbereich Immobilien, bestehend aus insgesamt ca. 38 Personen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt jeweils eine
Teamassistenz (m/w/d) Instandhaltung und Service-Teams
Ihre Aufgaben
- Wir setzen auf Ihre Mithilfe im Rahmen der Projektarbeit u.a. durch Recherchen, das inhaltliche Zusammenfassen und anschließende Aufbereiten von Fachinhalten inkl. der Qualitätskontrolle entsprechender Dokumente
- Sie übernehmen Aufgaben bei der Erstellung von Berichten, Verfolgung von Sachstandsfragen und der Erhebung von Kennzahlen sowie bei der Sammlung und Pflege verschiedener Daten.
- Selbstständige Erstellung von Anschreiben und Besprechungsprotokollen
- Sie koordinieren und verwalten arbeitsgruppenbetreffende Vorgänge und Arbeitsabläufe und unterstützen in operativen Geschäftsabläufen
- Vorprüfung und Verfassen von Bestellanforderungen zu bestehenden Aufträgen mittels SAP
- Inhaltliche Terminvorbereitung, inkl. Organisation und Präsentation
- Erstellung und Gestaltung von Statistiken, Übersichten, Berichten und Präsentationen
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Urlaubskoordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungen, Räumliche Organisation und Beschaffung, Verwaltung des Posteingangs, der Wiedervorlage und digitaler Ablage etc.
Ihr Profil
- Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Immobilienkauffrau/-mann
- Alternativ eine entsprechende verwaltungstechnische Ausbildung (Verwaltungsfachangestellte/-r oder Verwaltungslehrgang I)
- Sie konnten bereits erste Erfahrung in der Projektarbeit, im Sekretariat und/oder der Unterstützung von Teams sammeln
- Grundkenntnisse der VOB, des TVöD und SAP sind wünschenswert
- Diskretion und Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Daten setzen wir voraus
- Gute kommunikative Fähigkeiten, eine kundenorientierte Denk- und Arbeitsweise sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten runden Ihr Profil ab
Gehalt
Das Gehalt entspricht Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA.
Bewerbungen von Frauen sowie schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung bevorzugt berücksichtigt.
Die Besetzung der Stelle sollte in Vollzeit (39 Stunden/Woche) erfolgen. Bei entsprechenden Bewerbungen prüfen wir, ob Teilzeitwünschen entsprochen werden kann.