Description
Requirements
Must-Haves
- Bereitschaft an 4-5 Tagen die Woche relativ flexibel in unserem Office in Darmstadt Gewerbegebiet West zu arbeiten.
- Freude an administrativen Arbeiten und Ordnungssinn.
- Sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift zur externen Kommunikation, englische Sprachkenntnisse zur Kommunikation mit unseren internationalen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
About the position
- Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Büros, u.a. der Kitchenette, Pflege der Büropflanzen, Auffüllen von Getränken im Kühlschrank etc.
- Allgemeine Büroorganisation: Posteingang, Postverteilung und -bearbeitung.
- Vorbereitung und Betreuung von Meetings: Organisation und Ausstattung der Konferenzräume (z. B. Getränke bereitstellen sowie für Sauberkeit und Ordnung im Raum sorgen).
- Lieferantenmanagement für Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Getränke inklusive Bedarfsermittlung, Beschaffung, Rechnungsprüfung, Ablage und sorgfältige Einordnung aller Rechnungen und Dokumente in die entsprechenden Ordner.
- Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste (ca. 3–4-mal pro Jahr), inkl. Organisation von Catering, Abstimmung der Abläufe und Vorbereitung relevanter Unterlagen.
- Vertretung hauswirtschaftlicher Aufgaben bei Ausfall der Reinigungskraft, z. B. Müllentsorgung, Auffüllen von Verbrauchsmaterialien (Seife, Papierhandtücher etc.).
- Planung, Organisation und Unterstützung bei internen Veranstaltungen, z. B. Management-Meetings, und Firmenfeiern.
- Ggf. Leichte buchhalterische Tätigkeiten.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) zur Erstellung von Dokumenten etc.