Chief of Staff mit COO Umsetzungsstärke (w/m/d)

Eine seltene Chance wartet auf dich. Wir suchen für unsere Unternehmen und unseren Geschäftsführer eine zentrale Schlüsselrolle.

In dieser Rolle kombinierst du die Weitsicht eines Chief of Staff mit der Umsetzungsstärke eines COO. Du agierst als strategischer Sparringspartner, operativer Möglichmacher und kultureller Taktgeber. Du sorgst dafür, dass unser Wachstum Realität wird – effizient, strukturiert und mit einem klaren Blick für das Wesentliche. Dabei verstehst du das Gesamtbild und kannst unseren Teammitgliedern bei Bedarf aktiv unter die Arme greifen, wenn deine neuen Strukturen mit Leben gefüllt werden. Du vereinst Theorie und Praxis.

Wir sind ein Tech-Softwareberatungs- und Entwicklungsunternehmen mit Standorten in NRW, Berlin und einem starken Entwicklungsteam in Vietnam. Unsere Projekte reichen von individueller Softwareentwicklung bis hin zu modernen KI-Lösungen. Dabei arbeiten wir in dynamischen, oft internationalen Teams und suchen Menschen, die Verantwortung übernehmen, mitdenken und gestalten wollen.

In deiner Rolle unterstützt die Geschäftsführung bei der Entwicklung, Priorisierung und Umsetzung. Zu dir kommt das Team, wenn es Klarheit braucht. Du realisierst die Organisationsentwicklung sowie die Optimierung und Skalierung interner Prozesse – von HR und dem Backoffice über das Projektmanagement bis hin zu Reporting-Strukturen. Dabei designst und prägst du Lösungen, Strukturen, Prozesse und ermöglichst, dass alle Zahnräder ineinandergreifen können. Du entscheidest mit Blick auf die Unternehmensentwicklung und der gemeinsamen Idee der Unternehmensführung.

Wenn du den Gesamtüberblick mitgestalten willst und diesen in der Umsetzung stets im Kopf hast. Wenn du ein Unternehmen und das Team aufbauen und prägen möchtest. Wenn du durch deine Expertise überzeugen und unterstützen kannst, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Aufgaben

• Du bist Sparringspartner:in und rechte Hand des Geschäftsführers, unterstützt bei der Steuerung des Tagesgeschäfts und stellst sicher, dass strategische Prioritäten umgesetzt werden.
• Du bist verantwortlich für die Strukturierung, Priorisierung und Verfolgung der zentralen Unternehmensentwicklung in einem wachsenden Unternehmen - bis zu ihrer Umsetzung mit dem Team.
• Du leitest eigenständig Entwicklungen mit hoher Sichtbarkeit und Wirkung. Dabei stellst du aber auch sicher, dass das Team diese Ideen umsetzen kann, weil du als Vorbild agierst. Du kannst damit umgehen und hältst es im Blick, dass auch die kleinen Probleme zu großen Sorgen werden können.
• Du stellst einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Geschäftsführer, dem Team und relevanten Stakeholdern sicher.
• Du identifizierst und implementierst skalierbare Prozesse, die das Unternehmen strategisch und operativ weiterbringen.
• Du erkennst operative Herausforderungen frühzeitig und treibst kontinuierliche Verbesserungen aktiv voran.

Qualifikation

• Eine umsetzungsorientierte Macher- und Entscheidermentalität, die auf einem Gesamtbild fundiert ist (eigeninitiativ, anpassungsfähig mit einem Drang Themen erfolgreich ins Gesamtbild einzufügen).
• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise mit Fokus auf Wirtschaft oder Finanzen.
• Mehrjährige Erfahrung in einer strategisch-operativen Rolle (z. B. im Operations- oder Strategiebereich, Unternehmensberatung, Start-up-Leadership), idealerweise mit Bezug zu Software und / oder Tech Dienstleistungen.
• Ausgeprägtes unternehmerisches Denken und ein hohes Maß an Eigenverantwortung.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten – schriftlich wie mündlich, auf Deutsch und Englisch –, einschließlich eines diplomatischen Auftretens und der Fähigkeit, ohne Autorität Einfluss zu nehmen.
• Strukturierte Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität und ein gutes Gespür für Menschen und Dynamiken.
• Erfahrung mit Zielsetzungen, agilen Methoden und modernen Tools (z. B. Confluence / Loop, Projekttools, Teams & Office 365).
• Nachweisliche Erfolge in der Leitung komplexer Projekte mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Ausgeprägte analytische, organisatorische und strategische Fähigkeiten (besonders wichtig im Zusammenspiel mit dem Geschäftsführer).
• Teamorientierung und die Fähigkeit, komplexe Themen verständlich zu kommunizieren.

REISEBEREITSCHAFT

• Gelegentliche Dienstreisen in die DACH-Regionen (nach Vereinbarung mit dem Kunden).

SONSTIGES

• Du kannst ca. 1 Mal pro Woche ohne Probleme in einen Workspace in Köln oder ins Büro in Kamp-Lintfort kommen (u.a. für den direkten Austausch mit dem Geschäftsführer).
• Arbeitsmodell: Hybrid (überwiegend mobiles Arbeiten) oder vor Ort
• Arbeitszeit: 32-40h, werktags
• Startzeitpunkt: Nach individueller Absprache
• Vertragsart: Unbefristet

Benefits

• Wirklich nette und positive Kolleginnen und Kollegen und Chefs. Wir schauen, wie Dinge gehen und nicht, warum man sie verhindern kann oder blockieren.
• Eine offene und dynamische Unternehmenskultur mit echtem Gestaltungsspielraum.
• Bei Interesse Firmenwagen als Teil des Gesamtpaketes.
• Spannende Zukunftsthemen, Technologien und Entwicklungsrichtungen – inklusive KI.
• Weiterbildungen in deinem Arbeitsbereich ist dabei.
• Ein Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und Reaktionszeiten.
• Verschiedene Events -- digital, vor Ort, fachlich und mit Spaßfaktor.
• Flexible Arbeitszeiten, damit Privat- und Berufsleben gut unter einen Hut zu bringen.

Wir sind ein „normales“ aber wirklich positives und nettes Team. Bei uns findest du deinen Freiraum und kannst deine Leidenschaft in deinem Aufgabenfeld ausleben. Wir freuen uns, wenn wir auch dich dazu zählen dürfen!