Assistent/in (m/w/d) für das Vorzimmer der Bürgermeisterin im Fachdienst Innere Verwaltung

Die Gemeinde Stockelsdorf sucht zum

nächstmöglichen Termin

eine/n Assistent/in (m/w/d) für

das Vorzimmer der Bürgermeisterin

im Fachdienst Innere Verwaltung.

Sie übernehmen dabei nicht nur klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, sondern tragen in einem politisch geprägten, dynamischen Umfeld maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts der Gemeinde Stockelsdorf bei. Dabei agieren Sie als Bindeglied zwischen der Gemeindeverwaltung, Politik und den Bürgern und unterstützen die Bürgermeisterin in organisatorischen, inhaltlichen und repräsentativen Belangen.

Die Gemeinde Stockelsdorf liegt am südöstlichen Rand des Kreises Ostholstein, direkt vor den Toren der Hansestadt Lübeck. Sie zählt rund 18.000 Einwohnerinnen und Einwohner, besteht aus einem lebendigen Ortszentrum mit städtischem Flair und zehn ländlich geprägten Dorfschaften. Stockelsdorf bietet eine starke Infrastruktur mit vielfältigen Betreuungs-, Bildungs- und Freizeitangeboten – ergänzt durch die Nähe zur Lübecker Bucht, kulturelle Vielfalt und naturnahe Erholung. Die Gemeindeverwaltung versteht sich als moderner Dienstleister und verlässlicher Arbeitgeber für rund 140 Mitarbeitende.

Bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD-V möglich. Die ausgeschriebene Stelle ist unbefristet und umfasst eine regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 25 Stunden.

Zu Ihren Aufgaben gehören im Wesentlichen:

• Büroorganisation der Bürgermeisterin sowie Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
• Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage
• Pflege und Organisation des Kalenders der Bürgermeisterin
• Post- und E-Mail-Bearbeitung zentraler Postfächer der Bürgermeisterin, Ablage und Aktenführung
• Schnittstellenkommunikation mit Verwaltung, Politik, Bürger*innen sowie externen Partnern
• Veranstaltungs- und Ehrungsmanagement, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung
• Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationen
• Telefonservice und Bürgerinformation
• Koordination von Bürgeranliegen mit Öffentlichkeitsbezug
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei Anlässen mit Repräsentationscharakter
• Verfassen von Grußworten und Redebeiträgen
• Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs sowie Erstellung der entsprechenden Reisekostenabrechnung
• Überwachung und Bewirtschaftung des Budgets des Büros der Bürgermeisterin
• Vorkontierung und Prüfung von Rechnungen im zugeordneten Verantwortungsbereich
• Unterstützung bei der Haushaltsplanung und Mittelbewirtschaftung
• eigenverantwortliche Informationsbeschaffung, -bewertung und –weiterleitung
• Umsetzung und Koordination des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Verwaltung und Erstellung von Spendenbescheinigungen
• Bearbeitung von Aufgaben nach Weisung der Bürgermeisterin

Die Gemeinde Stockelsdorf erwartet folgende fachliche und persönliche Qualifikationen:

• idealerweise erfolgreich abgelegte Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. bestandener Angestelltenlehrgang I
• Studium zum/-r Diplom-Verwaltungswirt/-in bzw. Bachelor of Public Administration
• mehrjährige Berufserfahrung und Kenntnisse in der Kommunalverwaltung

Darüber hinaus sollten Sie verfügen über

• ausgeprägte Bürgerfreundlichkeit und Serviceorientierung
• sicherer, freundlicher und gewandter Umgang mit Personen des öffentlichen Lebens
• zeitliche Flexibilität für die besonderen Anforderungen der Tätigkeit
• hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten, persönliche Integrität
• Fähigkeit zu selbstständigem sowie strukturiertem Arbeiten
• hohe Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Organisationsgeschick und Belastbarkeit sowie Selbstständigkeit, Engagement und Kreativität

Die Gemeinde Stockelsdorf bietet Ihnen:

• aufgabengerechtes Entgelt je nach Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD-V sowie eine Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“), eine jährliche Leistungsprämie, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
• eine flexible Arbeitszeit zur optimalen Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• vielfältige Angebote des Gesundheitsmanagements (Sportkurse, Hansefit, Wellpass)
• Jobrad-Leasing und vergünstigtes Jobticket für nachhaltige Mobilität
• weitreichende Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten
• einen modern ausgestatteten, ergonomischen Arbeitsplatz
• Urlaub: 30 Tage und zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester

Die Gemeinde Stockelsdorf verfügt über einen Frauenförderplan und ist daher an der Bewerbung qualifizierter Frauen besonders interessiert. Frauen werden im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung bevorzugt berücksichtigt. Auch Schwerbehinderte und Behinderte mit einer Gleichstellung werden gebeten, sich zu bewerben.

Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen* und unter der Angabe der Bewerbungsnummer

15/2025 – Assistenz Vorzimmer BM ist bis

spätestens zum 12. September 2025

zu richten an die

Gemeinde Stockelsdorf - Die Bürgermeisterin - Fachdienst Innere Verwaltung -,
Ahrensböker Str. 7, 23617 Stockelsdorf. E-Mail: bewerbung[at]stockelsdorf.de

• Bei einer Übersendung als E-Mail-Anhang verwenden Sie bitte ausschließlich pdf.-Dateiformate!

Die eingereichten Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nicht zurückgesandt.